디자인 지식관리 모델의 제안

디자인 지식관리의 필요성

 

지식관리의 개념

 

지식관리는 넓은 의미에서 지식경영과 동일한 의미로 사용되고, 좁은 의미로는 지식경영을 구성하는 요소인 지식 프로세스를 뜻한다. 여기서 뜻하는 '지식경영 (Knowledge Management)'은 '지식을 획득하고 획득된 지식을 활용하여 새로운 부가가치를 창 출하는 모든 경영활동'을 의미한다. 즉, 전통적 생산요소인 토지, 노동, 자본 외에 지식을 새로운 생산요소로 간주하고 기업 내 조직과 직원 개인의 지식을 획득 . 공유 . 활용 . 재 창조 함으 로써 기업의 생산력을 극대화하는 경영 방안이다. 따라서 지식경영의 핵심은 지식의 효율적인 관리를 뜻한다.

경영학 분야에서는 지식관리의 활성화를 위한 방안으로 기술 인프 라의 구축보다 지식을 공유하는 조직문화 창달과 제도 마련에 초점을 맞추어 '지식경영'이란 개념 을 사용하고 있으며, 비경영학 분야에서는 '지식경영'의 뜻으로 '지식관리'의 개념을 사용하고 있 다. 본 연구에서 진행된 디자인 지식관리도 경영상의 문제를 다루지 않고 멀티미디어 컨텐츠 개 발 과정 내에서 발생되는 디자인지식을 수집, 축적, 활용하는 전체 프로세스에 중점을 둔 것이기 때문에 좁은 의미의 '지식관리'의 개념으로 사용된다. 본 연구는 멀티미디어 컨텐츠 워크플로우에 서 발생되는 지식을 효율적으로 관리하는 것을 목표로 하고 있다. 이를 해결할 방법으로 기존에 연구된 이론과 설문조사를 통해 문제점을 파악하고 그 해결책을 제시하였다.

 

정보관리 와 지식관리의 차이

기존의 정보관리와 지식관리의 관계에 대해서는 수많은 이론과 의 견이 있다. 노나카 이쿠지로가 분석한 '정보와 지식의 차이' 라는 연구를 살펴보면, 노나카 교수 가 정의하는 지식의 속성은 정보에 대한 여러 가지의 해석 가운데 하나에 해당된다. 그는 지식의 속성을 다음처럼 네 가지로 분류하였다.

첫째, 지식은 단편적인 사고인 정보보다 종합적인 사고이다.

둘째, 지식은 정보를 받아들인 사람이 주체적으로 가공하고 판단하는 능동적인 과정까지 포함된다.

셋째, 지식은 사고와 경험을 통해 정보를 체계화한 것이다.

넷째, 지식은 의사결정 및 행동에 영향을 미침으로써 새로운 가치를 창출해내는 것이다.

또한 Whittemore와 Yovits의 연구에서는 정보를 "의사결정에 가치 를 갖는 데이터"라 보았고 McDonough는 정보를 "특정한 상황에서 평가된 데이터"라 하여 개인 이 어떤 문제를 가지고 있을 때 그 문제의 해결을 위해 데이터가 유용하다면 정보가 된다고 하였 다. 즉 정보를 받은 사람의 지식구조나 행동에 변화를 주지 않으면 정보가 되지 않는다는 것이다. 정보관리는 여러 가지 형태로 전달되고 있는 정보 중 필요한 정보를 가능한 한 다량으로 수집, 축 적하고 그것이 필요한 경우 언제든지 이용될 수 있는 조직체제를 정비해 두는 것, 혹은 여러 가지 종류와 형태의 문헌을 수집하고 청구에 따라 거기서 유용한 정보를 검색하여 제공하는 일로 정의 될 수 있다. 그러나 지식관리는 지식을 획득→축적→공유→ 활용하는 과정으로 정의할 수 있다.

결론적으로, 이러한 이론들은 지식관리에서의 '지식'과 정보관리 에서의 '정보'는 이용자가 이전에 모르던 사실을 전달해줌으로써 가치체계와 행동에 변화를 준다 는 점에서 어느 정도 공통점을 지닌다. 결국, 지식관리와 정보관리를 '지식'과 '정보'의 차이로 구 별하는 것은 옳지 않으며 지식관리에서 대상이 되는 지식과 정보관리에서 대상이 되는 정보가 본 질이 같다고 해서 그 흐름까지 같은 것은 아니다.

 

디자인 지식관리의 문제점

파웰(Powell)과 니콜(Nichol)의 연구를 살펴보면, 디자이너들은 디자인 작업에 필요한 정보에 대한 인식이 부족하고 그만큼 정보공유가 활발하지 못하다는 것을 알 수 있었다. 또한 디자이너들은 상사로부터 승인을 받거나, 제조업자들로부터 보증을 받기 위하 여 정보의 신뢰성을 확보하는데 스트레스를 받는다고 하였다. 또한 디자이너의 95%가 언제든지 쉽게 원하는 정보를 얻기 위하여 개인적으로 정보를 관리하고 있다고 하였다. 이러한 결과는 결론 적으로 기업과 디자이너들이 지식관리에 소홀하고 있다는 것을 증명한다.

본 연구에서는 지식관리의 문제점을 파악하기 위해 우선 멀티미디 어 컨텐츠 프로젝트 완료시 지식(데이터, 정보 포함)을 어떻게 보관하는지 조사하였다. 항목은 File Server, 사내정보시스템, 문서, Floop Disk, HDD Disk, CD-ROM Backup으로 설정하였다.

 

(표 1) 지식의 보관 형태 

항목	File Server	사내 정보시스템	문서	Floop Disk	HDD Disk	CD-ROM Backup
단위(%)	12	8	4	10	24	42

결과는 CD-ROM Backup이 42%, HDD Disk는 24%로 가장 큰 비 중을 차지하고 있었으며, 문서, Floop Disk, File Server, 사내정보시스템은 서로 비슷한 비중을 가 지고 있었다. 지식의 저장이 조직적이지 못하고 개인적 차원에서 이루어진다는 것을 의미할 수 있 었다.

다음으로, 멀티미디어 컨텐츠 프로젝트 완료시 지식의 공유를 어 떤 도구를 이용하는지를 조사하였다. 항목은 인트라넷, 그룹웨어, EDMS, File Server, E-mail, 게 시판, 토론장, 회의, 문서로 설정하였다.

 (표 2) 지식의 공유 형태 

항목	인트라넷	그룹 웨어	EDMS	File Server	E-mail	게시판	토론장	회의	문서
단위(%)	10	8	13	24	18	6	2	8	11

결과는 File Server가 24%, E-mail이 18%가 가장 큰 비중을 차지 하고 있으며, 인트라넷, 그룹웨어, EDMS, 회의, 게시판 등은 비슷한 비중을 차지하였다. 따라서 지식의 공유 형태 역시 체계화되지 못한 것을 살펴 볼 수 있다.

위의 결과를 분석해보면 지식은 보관과 공유가 같은 시스템에서 이루어지는 것이 아니라 제작업체의 특성에 맞게 서로 다르게 사용되고 있다는 것을 파악할 수 있 다. 즉 지식을 보관하고 공유할 때 정형화된 통합 시스템을 사용하는 것이 아니라 제작 업체의 특 성에 맞게 사용하고 있다는 것을 의미할 수 있다. 따라서 통합된 지식관리시스템이 필요하다는 결 론을 도출할 수 있었다. 이러한 지식관리시스템은 지식의 보관과 공유형태가 체계화될 수 있다.

 

디자인 지식관리 모델의 방향

멀티미디어 컨텐츠 제작업체에서 지식관리를 통하여 향상되는 기 대 사항과 디자인 지식관리 모델의 방향을 설정하기 위하여 지식관리의 기대치 중요도를 조사하 였다. 항목은 기업업무 프로세스 향상, 경험 및 노하우 축적, 창조력 향상, 팀웍 향상, 팀작업 방 식 개선, 기술 및 환경 개선으로 설정하였다.

(표 3) 지식관리의 기대치 중요도  

순위	항목	점수(/7)
1	기업업무 프로세스 향상	6.3
2	경험 및 노하우 축적	6.0
3	팀작업 방식 개선	5.6
4	기술 및 환경 개선	5.4
5	팀웍 향상	5.0
6	창조력 향상	4.8

결과는 기업 업무 프로세스 향상 6.3, 경험 및 노하우 축적 6.0으 로 가장 높은 비중을 차지한다. 또한 창조력 향상과 팀웍 향상, 팀작업 방식 개선은 비슷한 비중 을 차지하고 있었다. 따라서 컨텐츠 개발에 필요한 디자인지식은 가공되지 않은 데이터와 일부 가 공된 정보를 바탕으로 구성되며 경험 및 노하우가 지식에 상당히 중요한 역할을 담당하고 있다는 것을 파악할 수 있었다. 이는 디자인 지식의 암묵지가 중요한 역할을 차자힌다는 것을 의미한다.

본 연구에서는 지식의 유용성과 효율적인 관리를 위해서 Usability Engineering 방법을 이용하여 효율적인 지식관리 알고리즘을 추출하였다. 이러한 Usability Engineering 기반의 지식관리 알고리즘은 지식과 관리자의 단계별 결론 값이 양적으로 측정 가능해야 하므로 유용성의 기본 수준(level)을 먼저 설정해 주어야 한다. 여기서 양적 측정 이 가능하다는 것은 지식관리의 효율성 정도가 수치 값으로 결론이 도출되거나 정해진 양적 수준 의 범위 안에서 이루어지는 의사결정을 의미한다.

 일반적으로 Usability Engineering를 이용한 지식관리 7단계 프로 세스를 통해 이루어진다.

첫째, 측정 가능한 지식관리의 유용성(Usability) 특성을 정의한다.

둘째, 각 특성을 위해 요구되는 지식관리의 유용성 양적 레벨을 측정하며, 이와 더불어 유용성 목표 는 '유용성의 특성'과 '요구되어지는 레벨'로 구성된다.

셋째, 유용성 목표를 기반으로 하여 지식카테고리를 테스트한다. 만약 목표에 도달하면 더 이상의 지식 관리는 필요없다. 그러나 여기서 문제점이 발견되면 다음 단계로 넘어감에 따라 그 문제점들을 하 나씩 분석하고 해결하는 일련의 단계들을 거치게 된다.

넷째, 발견된 문제점이 파악되면서 만약 그 이상의 지식관리가 필요하다면, 그 문제점들을 상세하게 분 석해야 한다.

다섯째, 지식관리의 해결안으로 지식관리의 문제점을 파악하고 지식관리의 우선순위를 결정하 여 문제의 해결방안을 설정한다. 그리고 그에 따른 지식관리의 효과를 분석한다.

여섯째, 지식관리 피드백을 통합시켜야 한다.

일곱째, 테스트, 효과 분석 등을 다시 반복하려면 세 번째 단계로 되돌아가야 한다

이처럼 Usability Engineering 방법은 실질적인 응용과 개념적 방 법론 양면에 있어 나름대로 융통성을 가지고 있다. Usability Engineering은 정의, 목표, 테스트, 피드백으로의 통합 등에 있어 지식관리에 적합한 방법들을 다양하게 선택할 수 있으며, 이는 곧 다음 부분에서 연구될 효율적인 디자인 지식관리를 위한 각 요소들을 분석하고 이들이 갖추어야 할 조건 설정에 중요한 기본이 된다.